2025年実績3:有限会社メディコシステムズ様

【 有限会社メディコシステムズ／電気・通信工事業 】https://www.kensetumap.com/company/117616/

2004年設立の地域密着型の設備工事です。栃木県鹿沼市幸町に本社を置き、宇都宮市竹林町に事業所を持つ2拠点体制で、電気工事、管工事、電気通信工事、消防施設工事など、地域の幅広い工事に対応しています。

1. アナログ手法の行き詰まり：同社では全ての事務処理をアナログな手法で行っており、以下の複数の深刻な課題を抱えていた。JCのつながりでGoogle Workspaceの利便性に触れ、導入の機会を探っていた。

2. 紙ベースの業務：現場での記録を紙で行い、客先への提出後に副本を会社で保管。データ化しても紙の原本が蓄積し続ける状態であった。

3. 物理的スペースの圧迫：メンテナンス報告書等の膨大な書類が事務所を圧迫。宇都宮にある拠点がほぼ書類置き場と化していた。

4. 情報の紛失と検索性：書類の紛失が頻発。必要な時に過去の資料を見返したくても、すぐに見つけ出せない状況が常態化していた。

5. 属人的なツール利用：Microsoft Excel等の個別利用に留まり、組織的な情報共有基盤が欠如していた。

1. 共有ドライブによる外部連携：協力会社（高齢の担当者を含む）とのデータ共有に共有ドライブを活用。紙のやり取りやデータのダウンロードを廃止。メールの容量制限や外部のファイル転送サービスのセキュリティ不安を解消し、安全に大容量データの共有が可能になった。

2. モバイル活用による現場効率化：スマートフォンからクラウド上のPDFデータにアクセスする運用を確立。 過去の点検データを確認するために事務所に戻る必要がなくなり、「現場から現場へ」の直接移動が可能となった。また現場で即座に過去の経緯を確認できるため、作業の正確性が向上した。

3. コストを削減しつつ利便性を向上：容量単価の高い専用環境から、安価なGoogleドライブにデータを移すことでコストを削減。講習を通じてファイルの命名規則を導入したことでデジタル上での整理整頓が加速し検索性も劇的に向上した。

4. 今後の展望：年間約400件の案件データをデジタル蓄積する体制を整えており、今後さらなるデータ活用による生産性向上が見込まれる。今回の支援を通じてデジタル化の有用性が実証されたため、さらなる深掘り支援（第2段階の講習や、より高度なアプリ活用、Geminiの使いこなし等）を希望する。